SPEOS, bpost group · Lead van de designcel · 2024-2025

Eén verzending,
vijf toegangen om ze te volgen.

Klanten moesten referenties uit vijf tools combineren om een document terug te vinden. Met zeven teams ontwierp ik één portaal, van de configuratie tot de afhandeling van een fout. Zes organisaties testten het; het zoeken naar bestanden en het stopzetten van een batch kwamen uit hun feedback.

Verken het gereconstrueerde traject (EN)

De demo uit 2026 gebruikt fictieve gegevens. De klantentests in deze case betroffen het prototype uit de opdracht.

Gereconstrueerd prototype
30+interne en klantinterviews
6klantorganisaties testten
2opdrachten toegevoegd na de tests
7maanden, van november 2024 tot mei 2025

Mijn ontwerpkeuzes

Eén gedeelde referentie

Dezelfde verzending kreeg in elk instrument een andere naam. Het portaal behoudt de referentie van configuratie tot opvolging.

In de context van het document ingrijpen

De foutstatus leidt naar het betrokken document en de acties om het te corrigeren, te verwijderen of het terugvalkanaal te kiezen.

De bediening na de tests bijstellen

Klantfeedback voegde het zoeken naar een bestand en het stoppen van een batch toe aan het projectprototype.

01Het document terugvinden

De klant wacht op een verzendbewijs.

  • SPEOS bereidt documenten voor en verstuurt ze per post en via digitale kanalen. Voor de klant begint de dienst met een bestand en eindigt die met een verzendbewijs.
  • Daartussen maakten vijf toegangen de indeling van de dienst zichtbaar: catalogus, productie, opvolging, archief en facturatie. Klanten moesten ertussen schakelen om te reconstrueren wat er met hun document gebeurd was.

Eerst de juiste referentie vinden, dan de helpdesk bellen.

  • Batchreferentie, verwerkingsnummer, verzendnummer: de tools gaven andere namen aan de stappen van dezelfde communicatie. De klant moest zelf de verbanden leggen.
  • Archief en facturatie voegden hun eigen weergaven toe. Vóór een incident met support besproken kon worden, moest eerst vaststaan dat iedereen hetzelfde document bedoelde.

Ik volg het document door zeven teams.

  • Ik bracht het traject van het bestand in kaart met operations, IT, finance, klantendienst, marketing, sales en productie. Elk team beschreef zijn deel. Op het gezamenlijke traject konden we bekijken wat het aan het volgende team doorgaf.
  • Ik legde die kaart naast de problemen uit meer dan dertig gesprekken met medewerkers en klanten. Drie momenten kwamen terug: de dienst opstarten, een zending terugvinden en een blokkering oplossen. Ze bepaalden de structuur van de eerste portaaltrajecten.

Ik leidde de designcel en begeleidde twee junior designers. Met het front-endteam vertaalden we trajecten naar schermen en componenten. De productverantwoordelijken bepaalden de backlogprioriteiten.

  • Operaties
  • Techniek
  • Financiën
  • Klantendienst

Hetzelfde document

Van bestand tot verzendbewijs

  • Marketing
  • Verkoop
  • Productie

  1. De dienst starten

  2. Een zending terugvinden

  3. Een blokkering oplossen

Redactioneel onderzoeksschema: zeven functies volgen het traject van een document, met drie terugkerende momenten uit de interviews.
02De verzending voorbereiden

De workshops leggen twee prioriteiten vast: opstarten en zendingen opvolgen.

  • Tijdens de workshops liet ik elk team zijn knelpunten op het traject met zes fasen plaatsen. Zo konden we een klantverwachting verbinden met de instelling of interne overdracht waarvan die afhing.
  • De stemming gaf voorrang aan opstart en productieopvolging. Daarmee lagen de eerste te ontwerpen trajecten vast, evenals de mensen die ze moesten testen.
  • De teams prioriteerden de rollen die bediend moesten worden: IT- en operationsverantwoordelijken, beslissers bij de klant, productiecoördinatoren.

Het voorgestelde portaal volgt de stappen van een zending.

  • Ik organiseerde het concept rond wat de klant voorbereidt, produceert, opvolgt en corrigeert. De vijf bestaande toepassingen hielpen bepalen welke functies nodig bleven en welke onderbrekingen opgelost moesten worden.
  • De klant vindt dezelfde benamingen en referenties bij configuratie en opvolging. Kanaalkeuzes en distributieregels bereiden voor wat later in productie zichtbaar moet zijn.

VALUE PROPOSITION CANVAS · STRATEGYZER

De Ad-Lib: de waardepropositie in één zin.

Product of dienst
Ons gemeenschappelijke portaal voor documentbeheer
Klantsegment
helpt IT- en operationele verantwoordelijken die de documentverzendingen van hun bedrijf organiseren
Uit te voeren taak
die de dienst willen configureren, een document willen volgen en bij een fout willen ingrijpen,
Klantpijn
door het afstemmen tussen tools en de afhankelijkheid van IT voor courante instellingen te beperken
Klantwinst
en kanalen, distributieregels en bedieningsfuncties aan hetzelfde document te koppelen,
Concurrerende waardepropositie
in tegenstelling tot vijf afzonderlijke toegangen met hun eigen referenties en weergaven.

Propositie voor het concept uit de opdracht · redactionele synthese.

Courante instellingen binnen bereik van de klant brengen

Een opstart kon maanden duren en de IT-teams aan beide kanten bezighouden. Ik werkte de courante configuraties uit om te bepalen wat de klant zelf kon instellen.

  • Ik scheidde de kanaalkeuze, de koppeling van velden en de distributieregels. De klant kan elke instelling bekijken en wijzigen voordat hij doorgaat.
  • Sales en de klant kunnen tijdens de voorbereiding dezelfde instellingen bekijken.
  • IT blijft verantwoordelijk voor de technische basis; klanten krijgen bedieningselementen voor de instellingen die de dienst ondersteunt.

Doel om in productie te toetsen: gangbare configuraties in enkele dagen voorbereiden, tegenover meerdere maanden bij de start.

Gereconstrueerd prototype
Twee bronvelden vormen één Peppol-referentie, zichtbaar en controleerbaar vóór verzending.
Volledig scherm openen
03Ingrijpen wanneer het vastloopt

Vanuit het document met een fout moet je kunnen ingrijpen.

Een foutstatus laat meerdere vragen open: welk document is getroffen, waar stopte de verwerking en wat kan er nog gebeuren? Ik ontwierp de detailweergave vanuit die vragen.

  • Ik verbond de batch met het document en vervolgens de foutmelding met de bediening. De persoon kan het probleem bekijken en een ingreep kiezen binnen dezelfde context.
  • Zoeken, foutdetails en ingrepen blijven aan hetzelfde document gekoppeld. De klant kan terug naar de batch zonder die referentie te verliezen.

Gereconstrueerd prototype
Bij het onjuiste adres staan drie acties: het corrigeren, het document verwijderen of het terugvalkanaal gebruiken.
Volledig scherm openen

Gereconstrueerd prototype

Van klantaccount tot verwerkt document.

Acht verbonden modules tonen de omvang van het portaal: het account organiseren, bestanden en kanalen voorbereiden, de distributie bepalen, een batch volgen en op een document ingrijpen. Deze demonstratie uit 2026 gebruikt fictieve gegevens; de tests van het prototype uit de opdracht volgen hierna.

De entiteit en haar indeling bepalen.

De klantbeheerder, subentiteiten en kostenplaatsen worden op één plek ingesteld. Deze indeling loopt vervolgens door in de configuratie van de dienst.

Prototype openen (EN)
Volledig scherm openen

De distributiekanalen kiezen.

Elk kanaal toont zijn status en activeringsknop. Deze keuze bereidt de routering voor die terugkomt in de workflow en het opvolgoverzicht.

Prototype openen (EN)
Volledig scherm openen

Het invoerpunt voor bestanden voorbereiden.

De SFTP-connector krijgt een naam en beschrijving voordat de toegangsgegevens worden voorbereid. Het prototype simuleert deze verbinding; er worden geen persoonlijke bestanden overgedragen.

Prototype openen (EN)
Volledig scherm openen

De velden koppelen vóór de distributie.

Het land en het btw-nummer vormen het leveranciersnummer dat Peppol verwacht. In de demo kun je beide invoeren aanpassen en het resultaat vóór de validatie bekijken; ontbrekende koppelingen blijven zichtbaar.

Prototype openen (EN)
Volledig scherm openen

Configuratie en routering verbinden.

Een workflow verbindt connector, gegevenstool, kanaal, afdeling en kostenplaats. De configuratie wordt een herkenbare distributieregel.

Prototype openen (EN)
Volledig scherm openen

Een batch volgen en afwijkingen herkennen.

De batch toont verwachte en overgedragen aantallen, kanalen, statussen en fouten samen. De pauzeknop blijft binnen deze productiecontext.

Prototype openen (EN)
Volledig scherm openen

Een document terugvinden via zijn referentie.

Zoeken op ID en filteren op status of kanaal verkleinen de lijst. Het resultaat behoudt ontvanger, batch en toegang tot de verwerkingsdetails.

Prototype openen (EN)
Volledig scherm openen

Van foutmelding naar ingreep gaan.

Tijdlijn en fout blijven bij het betrokken document. Het adres corrigeren, het document verwijderen of het terugvalkanaal kiezen zijn drie gesimuleerde ingrepen in de demo.

Prototype openen (EN)
Volledig scherm openen
04Validatie en overdracht

In de tests willen klanten een verzending ook kunnen stoppen.

Zes klantorganisaties testten het prototype. Twee vragen veranderden de bediening van het portaal: rechtstreeks een bestand zoeken en een lopende batch stoppen. Ik voegde beide aan het traject toe.

Ongeveer 4,5 op 5 op een aangepaste SUPR-Q-vragenlijst, ruw gemiddelde na de sessies. De score betreft de ervaring met het prototype.

Probeer de productiemonitoring

Gereconstrueerd prototype

Een bestand zoeken en een batch stoppen: de twee vragen uit de tests tijdens de opdracht, geïllustreerd in de reconstructie van 2026.

Het team krijgt de schermen, hun regels en de redenering.

  • Ik droeg het door de sponsor goedgekeurde rapport, de trajecten, het prototype en de specificaties over. Het designsysteem bundelde de componenten om het portaal verder uit te werken.

Goedgekeurd rapport

Behoeften en keuzes, goedgekeurd door de sponsor.

Trajecten

Stappen en overdrachten.

Prototype

Schermen en hun onderlinge verbanden.

Specificaties & design system

Regels en componenten om verder te werken.

Redactionele synthese van het materiaal dat aan de teams werd overgedragen: rapport, trajecten, prototype, specificaties en design system.
He masterfully bridges the gap between high-level theory and practical execution, translating complex concepts into clear business benefits.

Robin Roelands · Operations Manager, SPEOS - bpostgroup

Contact

Stellen uw klanten de dienst samen via verschillende tools? Laten we bespreken wat met elkaar verbonden moet blijven.

Voor een functie of een opdracht, mail me. CV (PDF)

hello@christophevanengelen.com Bekijk mijn LinkedIn-profiel

Ik antwoord binnen één werkdag.

Volgende case

HMS Networks, Ewon Een concept getest bij zes organisaties, als basis voor de goedkeuring van een intern ontwikkelbudget.